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开疆洞察
这该死的会议!怎样高效开会?
2021-06-01 作者:开疆市场经理 沫含Mo

若问职场人,最讨厌的事情是什么,我猜80%的人都会说——开会。

我们已经受够了漫无目的的讨论,与己无关的走神,心照不宣的拖延。

人的时间如此有限,浪费时间的会议,相当于在谋害生命。

而对于企业来说,按照时薪换算一下,就是一笔巨大的财务浪费!

 

那么,如何才能让“开会”这件事情变得高效呢?

首先,我们要搞清楚,自己开的是个什么会?


根据参与者参与的程度,会议是否有明确决策,2个维度作为标准,划分出四种类型的会议。


 

参与者参与程度低,不需要决策的,有“信息宣贯会”

参与者参与程度低,需要决策的,有“项目分工会”

参与者参与程度高,不需要决策的,有“头脑风暴会”

参与者参与程度高,需要决策的,有“问题解决会”

 

不同的会,需要不同的方式组织。

 

但总体来说,高效开会有以下4个原则:

1. 减少会议

2. 会议要设计

3. 会议要引导

4. 会议要跟进

 


1. 减少会议

 

在减少会议这个原则上,有3个点分享给大家。

 

1. 公司会议多,说明组织和流程出了问题。

这个观点是亚马逊掌门人贝索斯提出的。他提出,会议多,说明组织内部需要沟通的事情多,那么一定意味着,组织架构和流程制度,并没有高效运转。

因此,与其开会解决问题,不如先从根上找问题。

 

2. 群体不一定更有智慧,别老找群体做决策。

虽然不一定像《乌合之众》讲的那样,个体到了群体之中,智商就会降低。但群体的确会产生压力,排斥不同意见,产生从众心理。

不同利益相关者带有的假设不同,由群体做出的最后的决策,很可能是各方妥协的平庸结论。

毕竟,真理不一定掌握在多数人手中,别老想着让群体给你做决策。

 

3. 单方面的信息传达,不用开会也可以。

如果你参加一个会议,却不用说一句话,那么,你有参加这个会议的必要吗?

单方面的信息传递手段非常多,邮件、文档,甚至录个视频,都比一定要让所有人在固定时间出现在固定地点,要来得高效。

还记得疫情期间老乡鸡董事长手撕员工联名信的视频吗?还有互联网大佬们的各种“内部邮件”。

视频和内部邮件的形式,不仅高效地传递了高层信息,而且还能“流出”,成为公关、品宣的素材。

 

 

2. 会议设计

 

一群人在固定时间来到某个会议室,面前的白板上写着“XXX会议”,这就是开会了吗?

没有设计的会议,就像没有处理就被塞进锅里的食材,期待点个火就能做出一顿饭。

 

会议发起人,需要明确以下信息:

1. 会议目标

2. 会议过程

3. 参会人员


01. 会议目标

会议不是来讨论问题的,而是来解决问题的。

明确会议是需要作出决策,还是设计行动方案,还是只是创意探讨?


02. 会议过程

从当下到实现会议目标,中间需要经历哪些环节,要做什么,就是会议过程。

包含:

a.会议议程(要做什么)

b.过程说明(如何做)。


简而言之,就是:做什么?怎么做?

比如,项目例会的设计可以如下:

图片来源:《引导:团队群策群力的实践指南》

 

值得注意的是,会前也是需要环节设计的。

比如,信息准备环节,需要参会者提前阅读相关文档,提前收集讨论议题等等。


03. 参会人员

环节设计好之后,再看会议相关人员有哪些,是否每一位都需要全程参与?

只有能够从会议中获得收益的参与者,才会真正投入进来。所以,让参会者意识到会议对自己的好处,也是会议设计的一部分。

 


3. 会议引导


虽然有会议流程,但是会议还是会常常跑题。会议过程不会自己发生,需要有会议主持人来引导过程。

越是需要参与者投入、积极贡献的会议,越是需要引导。因为,只有创造出安全的会议环境,并鼓励深度的探讨才能够让会议真正有效。

引导者不影响内部的讨论,只是为了确保会议按计划进行,并提供有用的互动工具。因此,最好由与会议主题无关或者中立的人士来担任。

 

引导者的工作主要是2个方面:

1. 引导会议过程

2. 引导会议互动

 

01. 引导会议过程

引导会议过程包含2个方面:

a. 推动会议进度 

b. 提供工具提高会议效率。

 

引导者首先需要做的就是清晰会议过程,并引导会议过程按计划进行。随时核查当下走到了哪一个环节,需要大家如何参与。

同时,引导者也需要根据情况,设计提供一些工具、方法,来帮助每个环节的高效进行。

 

比如,“提出方案”环节,没有人积极响应怎么办?

引导者可以采用一些技巧,来增加大家的参与度。

◦ 先让参与者2人一组来讨论方案,再在集体中进行分享。

◦ 或者,提供一段静默书写的时间,让每个人先思考,用便签纸写上自己的方案,一起贴到墙上。

……

 

02. 引导会议互动
除了流程,人际互动问题,是阻碍会议目标达成的难题。

 

比如,两个人开小会;

某个人一言堂;

两个人互相争执;

参与者心不在焉;

发言者情绪激动等等。


引导者需要适时地进行干预,提出:

a. 当下正在发生的情况,

b. 这个情况如何影响会议进程,

c. 如何能够继续推进会议。

 

引导者的干预,要让大家感受到支持,减少对抗。

鼓励异议、真实表达,并去探索语言背后的假设和意图,让团队成员真正达成共识。

当没有专门的引导者时,领导者自己掌握教练、引导的能力,推动会议更高效,也是必不可少的。

 


4. 会议跟进


三星开会法则里面有3个公式:

1. 光是开会,如果会后没有人落实,等于零。

2. 会议上布置了工作,但是会后不进行检查,等于零。

3. 抓住了不落实的事,同时追究了不落实的人,等于落实。

 

对于不落实情况的追责,也同时可以倒逼会议质量。

想消极抵抗,不落实会议结果,无效!必须在会上把观点拿出来碰撞。



亚马逊的开会方法

  

最后,分享一下亚马逊的开会办法——6页纸备忘录法。

1. 开会组织者需要在不超过6页的文档中,使用完整的语句,来描述需要讨论的事项。

2. 会议开始时,所有人集体默读文档(10-30分钟),并且在文档留白处做笔记,记录想要讨论的要点和自己的想法。

 

为什么是文档而不是PPT呢? 

贝索斯说:

传统的企业会议始于演讲。有人用 PowerPoint做展示,就是某种类型的幻灯片。在我们看来你从中获得的信息很少,只是一些要点。这对主讲人来说很容易,但听众来说很难理解。

 

因此,我们的会议改为以6页叙述为结构。当你必须用完整的句子和段落写下想法,并讲述一个完整的故事时,它迫使你的逻辑更加清晰。

 

 

静默书写的方式,保证了在座所有人的注意力,也倒逼讨论的组织者更好地准备。

同时,这个方法将会议讨论从串联模式,变为了并联模式。所有人都能积极参与会议,同时进行思考和输出,反而大大节省了会议时间。

通过各种在线文档工具,还能实时与其他人的评论互动,远程会议和线下会议都能够使用。(例如石墨文档、飞书云文档、钉钉协作文档等)

 




 

如果你想要提升组织的会议质量,可以从以上4个原则入手改进。

 

如果你看完本文只记得一个信息的话,我希望你带走的是:会议结果不会自然而然地发生,准备得越充分越有可能实现。

 


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